【履歴書(応募書類)封筒の書き方】郵送・手渡しの違いと書類の入れ方

02/20/2021

履歴書を入れる封筒書き方やマナーは・・・

封筒に入れて送るだけだけど、受け取るのが採用担当者だから印象を悪くしたらマズイ~。なにを注意したらいいのか、だれか教えてほしい。

気になる~

 

この記事では、履歴書や応募書類の封筒を『郵送・手渡し』する場合の書き方や入れ方を解説します。

こんな人に向けて書いています。

  • 応募書類の封筒ってどんなふうに書けばいの?って悩んでる人
  • 手渡しと郵送で書き方が違うの?
  • みんなどうしてるのかな?

最後まで読むと、履歴書や応募書類を入れる封筒の書き方が、すっきりわかります。

 

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目次

STEP1 履歴書を入れる封筒を用意

『封筒を用意する』から『郵送』までを4つのSTEPで説明します。

  • STEP1 履歴書を入れる封筒を用意 <--いまここ
  • STEP2 封筒に「宛名」、「履歴書在中」を記入
  • STEP3 応募書類を封筒に入れる
  • STEP4 切手を貼り、履歴書を郵送

 

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封筒サイズはA4用紙が入るものを選ぶ

履歴書のサイズはB5かA4(二つ折りの場合、もとはB4かA3)なので『A4』サイズがすっぽり入る封筒ならOK。

A4が入らない小さいサイズの封筒は使いません。

A4の履歴書が入る封筒サイズ

  • 角型A4号(角A4)
  • 角型2号(角2)

上記サイズなら、どちらでもA4の履歴書が入ります。

角型2号(角2)のほうが少し大きいですので余裕があります。

でも角型A4号(角A4)で問題ないです。

 

履歴書をB5で作成した場合はA4サイズの封筒でなくても入るかもですが、職務経歴書はA4サイズとなりますので結局A4サイズがすっぽり入るサイズの封筒が必要になります。

 

履歴書のサイズについても知っておきたい!2種類選べるけど、状況によって選択します。

 

転職の場合、履歴書といっしょに職務経歴書を提出することが多いですが、ベストなサイズと枚数は決まってます。下の記事で詳細に解説していますので参考にしてくださいね!

封筒の色は茶色、水色もあるけど、白がおすすめ

封筒の色は、茶色・水色・白がありますが、履歴書を入れるには『』がおすすめです。

他の色でも問題ないですが、『白』のほうが印象が良い

なにか、しっかりした印象になるので得なんですね。

 

STEP2 封筒に「宛名」、「履歴書在中」を記入

  • STEP1 履歴書を入れる封筒を用意
  • STEP2 封筒に「宛名」、「履歴書在中」を記入 <--いまここ
  • STEP3 応募書類を封筒に入れる
  • STEP4 切手を貼り、履歴書を郵送

 

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封筒 おもて面の宛名の書き方

黒色のサインペンで応募先の住所、会社名、担当部署、担当者を記入していきます。

 

封筒のおもて面は、縦書き

上図のように縦型の封筒を使いますので、おもて面は郵便番号意外は『縦書き』で記入します。

企業側から指定の封筒があった場合で、横書きの封筒なら横で記入します。

 

黒のサインペンがおすすめ

黒のサインペンで記入します。

ボールペンだと封筒の大きさに比べて線が細すぎて貧弱なイメージになってしまうからです。

 

住所は省略しない、番地は漢数字で記入

住所は省略しないで記入します。

いきなり新宿区から始まるような住所ではなく『東京都 新宿区~』のように都道府県から書きます。

 

番地は漢数字を使います。

『1-8ー3』ではなく、『一丁目八番地3号』と書きます。

横封筒の場合、算用数字でもOK。

 

(株)は使用しない

(株)は使用しない。

株式会社〇〇

〇〇株式会社

のように書きます。

『株式会社』が前にくる場合と、後に来る場合がありますので間違わないようにしてくださいね!

 

採用担当者はフルネームで記入

採用担当者の名前が分かる場合は『フルネーム+様』、名前がわからない場合は『採用ご担当者様』と書きます。

部署が分かる場合は『人事部』のように記入します。

 

『担当者+様』を書くので『御中』は使わない

よくある「〇〇株式会社 御中」のような「御中」は使いません。

『御中』は、誰宛を指定しない、組織の中の人へ送りたい時に使います。

ですので、今回は『フルネーム+様』、名前がわからない場合は『採用ご担当者様』のように個人を指定していますので『御中』は不要になります。

御中を書いてしまうと、様で指定した個人と、御中で指定した組織の二重になって、おかしくなってしまいます。

 

企業名に『御中』は不要。

 

封筒のおもて面の左下に赤サインペンで『履歴書在中』

おもて面の左下に赤サインペンで『履歴書在中』と記入し、赤枠で囲います。

企業には毎日たくさんの書類が届き、その中から採用担当者にすばやく届くようにする目的です。

 

100均で売っている『履歴書在中』スタンプでもOKなので、履歴書をたくさん送るなら購入したほうがいいかも!

 

職務経歴書も含むときは『応募書類在中』

履歴書だけでなく、職務経歴書などを一緒に送る場合は『履歴書在中』の代わりに『応募書類在中』にします。

同じように赤サインペンで四角く囲います。

そんなにきっちりしないで、職務経歴書が入っていても、『履歴書在中』と書いても特に問題はありません。

 

封筒のうら面には左側に自分の住所・名前を記入

封筒のうら面の左半分に自分の住所氏名を書き入れます。左に書くのが基本。

 

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STEP3 応募書類を封筒に入れる

  • STEP1 履歴書を入れる封筒を用意
  • STEP2 封筒に「宛名」、「履歴書在中」を記入
  • STEP3 応募書類を封筒に入れる <--いまここ
  • STEP4 切手を貼り、履歴書を郵送

 

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封筒に入れる前にコピーをとろう

封筒の記入が完了したら履歴書や職務経歴書を封筒に入れるわけですが、そのまえにコピーをとっておきます。

パソコンで記入したのならデーターが残っているのでOKですが、手書きで履歴書を書いた場合は必要になります。

 

なぜなら

面接では企業側の担当者は応募書類をもとに話すことが多いので、面接前に自分が何を書いたか復習しておくほうが安心です。

特に、『志望動機』や『自己PR』は各社に合わせて書いているので違う内容と勘違いしやすいので注意です。

 

封筒に入れるものをチェック

封筒に入れる書類

  1. 送付状(添え状)
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書(転職時)
  4. その他の書類(必要なら)

1~4の順番に重ねるのが基本。

職務経歴書やその他の書類は必要に応じてでOK。

書類をまとめて留める時に、ホッチキスは使わない。銀色のゼムクリップを使うのが無難。

 

送付状(添え状)は、履歴書と一緒に同封する『あいさつと、内容物の説明』の役割です。

郵送する場合だと挨拶ができないので、書類の一番上に送付状を付け加えます。

直接会って手渡しするような場合は、不要です!

 

履歴書の封筒には送付状(添え状)を一緒に入れるのがマナーです。下の記事で例文がダウンロードできます!

 

履歴書は折らずに入れる

封筒に履歴書を入れる時は、折らないのが基本。

ちょっと紛らわしいのですが、履歴書ってA3を真ん中から二つ折りにしてA4サイズにする場合とA42枚の場合があるんですが、折ってはいけないのはA4からさらに折ることです。

もうひとつの履歴書サイズのB5も同じことです。

 

市販の履歴書には小さいサイズの封筒がついていますが、使いません。折らないと入らないからです!

 

応募書類をクリファイルに入れる

応募書類はクリアファイルにれてから封筒に入れることをおすすめします。

クリアファイルに入れると

  • 郵送中に折れ曲がる可能性が低くなる
  • 万が一封筒が濡れてもクリアファイルの中はセーフ

クリアファイルは、透明無地で新品がいいです。

絵や柄があるものや、使いまわして傷だらけのクリアファイルだと印象を悪くします。

 

封筒の裏の開け口に〆マークを記入

 

封筒にクリアファイルに挟んだ応募書類を入れ、糊付けをしたら『〆マーク』を記入します。

封をしたことを表現するマークですね。

マナーのひとつとなっていますので、記入したほうが好印象です。

 

STEP4 切手を貼って、履歴書を郵送

  • STEP1 履歴書を入れる封筒を用意
  • STEP2 封筒に「宛名」、「履歴書在中」を記入
  • STEP3 応募書類を封筒に入れる
  • STEP4 切手を貼り、履歴書を郵送 <--いまここ

 

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料金不足を避けるには郵便局の窓口で出す!

封筒を郵便で送るには、料金として切ってを左上に貼ります。

でも、封筒の大きさと重量で切手代が違ってきます。

今回の履歴書が入る大きさの封筒は「定形外郵便(規格外)」に相当しますので、料金表に従った切手を貼る必要があります。

最悪なのは、切手の料金が不足していると差し戻しになってしまい、届かなくなります。

定形外の料金表(日本郵政)

 

これを避ける簡単な方法は、郵便局の窓口で『これを送りたい』と言ってお願いすればいいです。

郵便局員の人が重量を測って適切な金額を言ってくれますので、支払うだけでOKです。

 

期限が近いなら速達もあり、でもね

期限が迫っているなら『速達』もOK。

追加料金が必要だけど、間に合わないよりは良いです!

 

速達で届いた応募封筒を見て、採用担当者は『なんでもっと早く準備できなかった?ギリギリにならないとできない人』って思うかも?

ギリギリにならにように準備するほうがいいですね。

 

履歴書を手渡しする場合

履歴書を応募先に持参し、手渡しすることもあります。

郵送するときと違う封筒の書き方や、封筒から出して渡すケースもありますので解説します。

 

手渡しなら封筒の宛名は不要

郵送だと住所や、会社名、部署、担当者などを封筒のおもて面に記載しますが、直接手渡しする場合には必要ありません。

封筒のおもて面には『履歴書在中』や『応募書類在中』と赤サインペンで書き赤枠で囲うだけです。

手渡しの場合は、のり付けしません。面接官に直接渡す場合に応募書類を封筒から取り出して渡すからです。

 

うら側の自分の住所は、郵送するときと同じでOK。

 

手渡しなら送付状は不要

郵送の時に必要だった挨拶代わりになる『送付状(添え状)』も不要、なぜなら、渡す時に挨拶するからです。

渡す時に挨拶しない人はいませんよね!

 

面接官に渡す時は封筒から取り出そう

履歴書を渡すのは、状況に応じて面接官に渡す場合と、受付で渡す場合の2通りがあります。

面接官に渡す場合は、封筒から出してクリアファイルに入った応募書類を封筒の上に重ねて渡します。

(封筒も一緒に渡します)

この時、面接官から見て履歴書が正しい方向になるようにします。

相手が読みやすい方向ですね!

[出典:doda]

渡す時に、挨拶も忘れないでくださいね!

 

受付で渡す時は封筒のまま

[出典:doda]

受付で渡す時は封筒に入ったままで渡します。

このときも、向きは相手から見て正しい方向になるようにし、挨拶とともに渡します。

 

履歴書の封筒を最高レベルにして印象アップしよう

履歴書を入れる封筒までこんなに気を使うの~って思うかもですが、たったこれだけでも、採用担当者は多くの応募者を扱っていますので気になる人は気になるものです。

他の応募者と比べられて、マナーで損したらもったいないです!

応募者の細かいところまで気にする採用担当者もいるのですから、手を抜かないで最高レベルで印象アップしましょう。

 

封筒に入れる前にもういちど自己PRをチェック!下の記事で『よくあるNG例』を紹介してますので確認してくださいね!

 

履歴書に書かないほうがいい趣味もありますよ!下の記事でチェックしてください!

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それではまた。

 

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Posted by cosm