【求人応募メールの書き方】好印象の例文あり!ルールと注意点とは?

01/15/2021

求人応募メール書き方ってむずかしい・・・

転職の応募書類をメールに添付して送るよう指示されたけど、なんて書いたらいいのかな?添付しました~だけだとマズイですよね!どうしたらいいのか、だれか教えてほしい~。

みんな、どんなふうに書いてるの~

 

この記事では、好印象の求人応募メールを書くための基本的なルールや例文を紹介します。

こんな人に向けて書いています。

  • 求人応募メールを書こうとしている人
  • 求人応募メールの基本ルールや例文を知りたい人
  • みんなどうしてるのかな?

最後まで読むと、好印象な求人応募メールを書くためのマナーがわかり、すぐ作成できます。

 

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求人応募メールの書き方と注意点

基本的なことだけど、メールの扱い方を再チェックしてみましょう。

メールの『件名』の書き方と注意点

メールを受け取った人が最初に注目するのが『件名』。

ひと目見て内容がわかるような件名にしておかないと、迷惑メール扱いで見落とされてしまうことだってあります。

件名から要件がわかるようにする

わかりやすい件名

  • 履歴書・職務経歴書送付の件
  • 〇〇職、応募の件
  • 求人に関する質問です

企業の採用担当者には毎日たくさんの応募メールや質問が寄せられます。

 

件名+自分のフルネーム

件名を見ただけで

  • 内容
  • 誰が送ってきたのか

がわかるようにしておくのがベスト。

件名+フルネーム例

  • 求人に関する質問です【坂東 太郎】
  • 〇〇職、応募の件/坂東 太郎

 

メールの件名に、迷惑メールによくある表現を記入しない

メールの件名に、あいさつは書かないようにします。

『はじめまして』、『お世話になっております』などを件名に記入すると、迷惑メール自動振り分けでブロックされる可能性があります。

良かれと思って『〇〇職、応募の件/坂東 太郎 よろしくおねがいします』こんな件名は避けます。

迷惑メールでありがちな件名

  • はじめまして
  • お世話になっております
  • ご確認をお願いいたします
  • お疲れ様です
  • ご返信お願いいたします

 

メールの『本文』の書き方と注意点

本文を書くときも基本的なルールがありますので紹介します。あとで例文は紹介しますが、注意点を覚えておいてから例文を見るとよく理解できるはず。

会社名・部署名・担当者名を入れる

メールの本文の最初は応募先の会社名・部署名・担当者名を記入します。

順番も決まってますよ!

  • 1行目:会社名
  • 2行目:部署名+担当者名

ここで誤字脱字があると最悪、ですのでしっかりチェックです。

間違いにくくするには、求人情報からコピー&ペーストで記入することをおすすめします。

会社名・部署名・担当者名の記入例

株式会社 ○○
人事部 筑紫 二郎様

 

担当者の名前が不明な場合「採用ご担当者様」

求人情報などを見ても採用担当者の名前がわからない時は、『採用担当者様』と書きましょう!

 

メールの最後には署名を入れる

――――――――――――――――――
坂東 太郎(バンドウ タロウ)
〒111-2222 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:1234-5678-0000
メール:bandou12@efghi.com
――――――――――――――――――

署名はシンプルな記号枠で囲みます。この例では―を上下に記入しています。

ポップな☆や♪などはビジネスメールでは避けましょう。

電話、メールアドレスは、今の会社のものではなく自分のものを使いましょう。

 

メールの『メールアドレス』の注意点

細かいことですが、メールアドレスにも注意点があります。

携帯のメールアドレスは避ける

携帯のアドレスだと受け取り側の設定などで届かないことが多い。

以前ならフリーメール・アドレスは避けるほうがいいということでしたが、Gmailのような有名なフリーメールアドレスなら問題ないでしょう。

 

職場のメールアドレスは避ける

今現在働いている会社のメールアドレスは避けます。

会社のメールアドレスではドメイン名が会社名になっているものが多く、受け取った側で会社のメールから送ったことがわかります。

そうなると、『仕事中にメールしてきたのかな?』って思われます。仕事中に他のことを平気で行う人という印象になってしまうので注意です。

ですので、今働いている会社のメールアドレスは使用しないようにしましょう!

 

シンプルなメールアドレスがおすすめ

たかがメールアドレスなんですが、変わったアドレスや、やたらと長いアドレスだと印象が悪くなります。

おすすめなのは、『自分の名前+数字』みたいなシンプルなアドレスが無難です!

 

メール『添付ファイル』の注意点

履歴書や職務経歴書を添付ファイルで送ることが応募条件になっていることもよくあります。

ここではメールにファイルを添付するときのポイントをお伝えします。

ファイルはPDFに変換してから添付

履歴書や職務経歴書を作成するにはWordやExcelを使いますが、メールに添付する時はPDFファイルに変換してからがおすすめです。

WordやExcelのファイル形式のまま添付もできますが、受け取った側のWordやExelのバージョンが違ったりすると表示が崩れることがあります。

PDFに変換しておけば、受け取った側で崩れることもなく見ることができます。

 

PDFとは?

PDF(Portable Document Format)は、アドビシステムズ社が開発した、電子上の文書に関するファイルフォーマットです。

情報の配布・交換・蓄積を電子的に行なうために文字、図形、表などを紙に印刷するようにレイアウト(配置)したページの状態を保存するためのファイル形式なんです。

 

世界中でPDFが電子文書や書類のデファクトスタンダードとなっているため、どこでも使えます。

実際の変換は、WordやExcelで名前をつけて保存する時にPDFフォーマットを選ぶだけでサクッとできます。

 

ファイル名は『日付+内容+名前』

履歴書をPDFフォーマットで添付する場合のファイル名は『日付+内容+名前』にするとわかりやすいです。

添付ファイルの例:

2020_履歴書_坂東太郎.pdf

 

パスワードを設定する

履歴書には個人情報が多く記載されています。

情報系の会社への応募などでは、パスワード設定をしたほうが『情報リテラシーの高いしっかりした人』のアピールになるかも。

パスワード設定をすると、2通のメール(ファイルを添付したメール+パスワードを記したメール)を送ることになるので受け取り側が煩わしく思うこともあるので職種によって使い分けましょう。

 

不要なファイルを添付しない

応募要領にないファイルは添付しない!

アピールのために、自分を売り込む書類などを添付するのはNGです。

指示があったときのみ添付しましょう。

 

履歴書などの容量は2MB以下

履歴書や職務経歴書をメールで送る時は、ファイルサイズに気をつけよう。

2MB以下ならまず問題ないです。

手書きの履歴書をスキャンしてPDF化した場合、容量に注意しましょう。

 

転職の求人応募メールの書き方『例文』

ここから『例文』を用意しましたので、参考にしてくださいね!

ゼロから作成するのは大変なので、この例文をもとに実際のメールをサクッと書きましょう。

転職の求人応募メールの例文

求人情報を見て良さそうな企業が見つかったら、最初にメールを送る時には以下のような文面にするといいです。

書類を添付する例文は、このあとに紹介します。

求人応募メールの例文
件名:
〇〇職応募の件にて/〇〇 〇〇{自分のフルネーム}
 
本文:
〇〇株式会社
人事部〇〇様{担当者の名前が不明な場合「採用ご担当者様」}
 

始めてご連絡させて頂きます。〇〇 〇〇と申します。
 
〇〇{転職サイト名など}で貴社の求人情報を拝見いたしました。
これまでの〇〇経験{企画経験など}を活かせるのではないかと思い、このたび〇〇職に応募をさせていただきました。
 
お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い致します。

 

――――――――――――――――――
坂東 太郎(バンドウ タロウ)
〒111-2222 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:1234-5678-0000
メール:bandou12@efghi.com
――――――――――――――――――

 

〇〇をあなたに合った内容にすれば使えます。{}の中は例文の説明ですので、実際のメールでは消してくださいね!

必要に応じて、自分でアレンジしてもOK。

 

履歴書・職務経歴書を添付するメールの例文

応募先企業から履歴書・職務経歴書を送るよう連絡があった場合は以下のように返信します。

セキュリティのため添付ファイルにパスワードを設定する場合は、パスワードを設定したことと、別メールでパスワードを送る旨を書きます。

パスワード設定しない時は、この部分は消してください。

ファイルを添付するメールの例文
件名:
履歴書・職務経歴書添付の件/〇〇 〇〇{自分のフルネーム}
 
本文:
〇〇株式会社
人事部〇〇様{担当者の名前が不明な場合「採用ご担当者様」}
 
お世話になっております。〇〇 〇〇と申します。
 
先日、ご指示を頂いた履歴書と職務経歴書を本メールに添付させていただきました。ご査収いただければ幸いです。
 
※添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
パスワードは後ほどお送りさせていただきますので、併せてご確認いただけますでしょうか。{※パスワードを設定する場合}
 
お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い致します。

 

――――――――――――――――――
坂東 太郎(バンドウ タロウ)
〒111-2222 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:1234-5678-0000
メール:bandou12@efghi.com
――――――――――――――――――

 

履歴書・職務経歴書を添付するという件名なので、添付のし忘れに注意! 意外と失敗します。

 

別のメールでパスワードを連絡する場合の例文

添付ファイルにパスワードを設定した場合は、別メールでパスワードを連絡します。

以下のような文面でパスワードを連絡しましょう。

パスワードを連絡するメールの例文
件名:
パスワードの件/〇〇 〇〇{自分のフルネーム}
 
本文:
〇〇株式会社
人事部〇〇様{担当者の名前が不明な場合「採用ご担当者様」}
 
お世話になっております。〇〇 〇〇と申します。
 
先ほど送信させていただきました履歴書と職務経歴書のパスワードをお送りいたします。
 
パスワード「abcd」
 
お忙しいところお手数おかけしますが、よろしくお願い致します。
 

――――――――――――――――――
坂東 太郎(バンドウ タロウ)
〒111-2222 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:1234-5678-0000
メール:bandou12@efghi.com
――――――――――――――――――

セキュリティが目的なので添付ファイルを入れたメールにパスワードを書いてはダメです。必ず別メールでパスワードを送りましょう。

2通に分けて送ってもセキュリティは改善しないのでは?って言われることもありますが、マナーとなっているのも実情なのでパスワードを設定したら従いましょう。

でも2通のメールって立て続けに送られてくる事が多いのでバレバレな気もしないではないですけど。せめて時間差があったほうがと思いますが、そうなると受け取る側としては、パスワードはいったいいつ来るんだ??ってなってしまうのも困りもの。

一般的にはパスワードを設定した添付ファイルのメールの直後に、時間を置かずパスワードの連絡メールが来るのが普通ですね!

 

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応募書類を郵送してほしいと連絡があった場合の返信メール例文

企業によっては郵送で履歴書・職務経歴書を送ってほしい旨連絡してくることもあります。

この場合、紙の履歴書・職務経歴書を送るわけですが、送ったことを連絡すべきなのか悩めますよね。

送り出したら、連絡メールを送信するのがおすすめです。

 

書類を郵送した時に送るメールの例
件名:
履歴書・職務経歴書郵送の件/〇〇 〇〇{自分のフルネーム}
 
本文:
〇〇株式会社
人事部〇〇様{担当者の名前が不明な場合「採用ご担当者様」}
 
お世話になっております。〇〇 〇〇と申します。
 
本日、ご指示を頂いた履歴書と職務経歴書を郵送させていただきました。
到着後、ご査収いただければ幸いです。
 
お忙しいところお手数おかけしますが、よろしくお願い致します。
 

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求人情報の問い合わせをする場合のメール例文

気になった企業が見つかったけど、疑問点がある場合は直接問い合わせてみましょう。納得できないまま応募してしまうと後で自分にとっても企業にとっても困ります。

以下のように率直に簡潔に質問します。

 

求人情報について問い合わせをする場合のメールの例
件名:
募集要項に関するお問い合わせ/〇〇 〇〇{自分のフルネーム}
 
本文:
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様{担当者の名前が不明な場合「採用ご担当者様」}
 
始めてご連絡いたします。〇〇 〇〇と申します。
 
貴社の〇〇{転職サイト名など}採用ページで「企画(経験者)」の求人募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたいと考えておりますが、2点ほど確認したい事があり、ご連絡させていただきました。
 

1、経験年数について
募集要項欄に「3年以上の経験」と記載がありましたが、私はまだ企画として現時点で2年10ヶ月の経験しかありません。
それでも応募は可能でしょうか。
 
2、勤務地について
勤務地に東京都と埼玉県の2ヶ所が記載されておりました。
どちらでも勤務することは可能ですが、できれば埼玉県の勤務を希望しております。
勤務地について、本人希望を考慮していただく制度などはあるでしょうか。
 
以上です。
 
お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い致します。
 

――――――――――――――――――
坂東 太郎(バンドウ タロウ)
〒111-2222 〇〇県〇〇市〇〇1-2-34
Tel:1234-5678-0000
メール:bandou12@efghi.com
――――――――――――――――――

 

応募確認メールには返信しなくてOK

応募先にメールした時に企業側から『応募を受け付けました』などの受領連絡がメールで来た場合何かしら返信したほうが良いのでしょうか?

企業から『受け取りました、そしてプロセスに乗りました』という連絡ですので返信する必要はありません。

企業から来る次の連絡を待てばいいのです。

 

たぶん『書類審査の結果』が期待できますよね。もしくは『面接の案内』かな?

 

例文を参考に応募メールをサクッと作成!

応募先にメールを送ったら、なにかしら返信が来るはずですのでメールチェックは頻繁にしましょう。

もしも応募先から依頼や問い合わせが来たら、『返信は24時間以内』がマナーです。

早ければはやいほうがさらに良いです。

 

ただし、内定をもらったときの連絡に対しては慎重にすべき!重要なので下の記事を参考にしてください!

 

内定後の確認と判断が大切。怠ると後で後悔も!

 

求人情報がウソだった!そんな事が本当にあるの?求人に応募しようと思ったら下の記事を読んで対策するべき!

 

面接が終わったら、お礼のメールを送ったほうがいい?送らなくていい?下の記事で解説しています!

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それではまた。

 

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Posted by cosm